அறிக்கை (Report) சமர்ப்பிக்கின்ற ஓர் உத்தியோகத்தர் தனக்குக் கீழே சேவையாற்றுகின்ற உபநிலை உத்தியோகத்தர் ஒருவரின் கடிதமொன்றை திணைக்களத் தலைவருக்கு எவ்வாறு சமர்ப்பிக்க வேண்டும்? (Submit a letter to Department Head)
1) அது பற்றி தனது கருத்துக்களையும் பரிந்துரைகளையும் குறிப்பிட்டு சமர்ப்பிக்க வேண்டும்.
2) பொதுமக்களிடமிருந்தோ அல்லது அரசாங்க உத்தியோகத்தர் ஒருவரிடமிருந்தோ (Public or Government Officer) அரசாங்கத்துக்கு சமர்ப்பிக்கப்படுகின்ற விளம்பல்கள் தொடர்பாக அறிக்கையிடுகின்ற உத்தியோகத்தரின் பரிந்துரைகள் அந்தரங்கமானவையாக (Confidential) கருதப்படல் வேண்டும்.
3) இவ்வாறான விளம்பல்கள் தொடர்பிலான அறிக்கைகளைச் சமர்ப்பிக்கின்றபோது, தெரிவிக்கும் தகவல்களை கூடியவரை சுருக்கமாகக் குறிப்பிட்டுக் காட்டுதல் வேண்டும்.
4) உத்தியோகத்தர் தனது அறிக்கையை நிறைவு செய்ய வேண்டியது, மனுதாரருக்கு வழங்கப்பட வேண்டுமென தான் கருதுகின்ற பதில்கள் தொடர்பான முன்மொழிவொன்றையும் உள்ளடக்கிய விதத்திலாகும்.
5) உத்தியோகத்தர் தாமதமன்றி எச்சந்தர்ப்பத்திலும் அது ஒரு மாதத்துக்குள் சமர்ப்பிக்க வேண்டும்.
நாட்குறிப்பொன்று (Diary) அல்லது மீளாய்வொன்று எனப்படுவது யாது?
ஆற்றப்பட்ட வேலை பற்றிய அறிக்கையாகும். (Work Done Report)
நாட்பதிவேடுகளும் மீளாய்வுகளும் எவ்வாறு தயாரிக்கப்படுதல் வேண்டும்?
அ) நாட்குறிப்பொன்றோ மீளாய்வொன்றோ தாளின் இரண்டு பக்கங்களிலும் தட்டச்சில் பொறிக்கப்பட (Typing) வேண்டுமென்பதோடு பந்திகளுக்கு இலக்கமிடப்படலும் வேண்டும்.
ஆ) அது அடுத்தவர்களை குற்றச்சாட்டுக்கு இலக்காகும் ஓர் ஊடகமாக உபயோகிக்கப்படுதலாகாது.
இ) சாதாரண கடமை ரீதியான கடிதத் தொடர்பின்போது தெரிவிக்கப்பட்ட விடயங்கள் மற்றும் கருத்துக்களை மீளத் தெரிவிக்கின்ற வகையில் விரிவுபடுத்தக் கூடாது.
ஈ) காலத்துக்குக் காலம் அவை ஒன்றாகச் சேர்த்துக் கட்டப்பட்டு பாதுகாக்கப்படல் வேண்டும்.
அலுவலக முறையான ஆவணங்களின் கட்டுக்காப்பும், பாதுகாப்பும் அழிப்பும் யாரின் பொறுப்பில் அமைந்துள்ளது?
அ) அரசாங்க அலுவலகத்தின் அனைத்து எழுத்தாவணங்களினதும் பாதுகாப்பு, கட்டுக்காப்பு, நிருவாகம் என்பன தொடர்பாக திணைக்களத் தலைவர் அல்லது
ஆ) 1973 ஆம் ஆண்டின் 48 ஆம் இலக்க தேசிய ஆவணக் காப்பகச் சட்டத்தின் 24 ஆம் பிரிவில் வரைவிலக்கணப்படுத்தப்பட்டுள்ளவாறு “பொறுப்பு வாய்ந்த அலுவலர்” பொறுப்பாதல் வேண்டும்.
தயாரிக்கப்பட்ட நாளிலிருந்து எத்தனை ஆண்டுகளுக்குக் குறையாத காலத்தைத் தாண்டியுள்ள அரசாங்கப் பதிவேடுகளை (Government Register) அரசாங்க அலுவலகமொன்றிலிருந்து தேசிய சுவடிக்கூடத்துக்கு அனுப்புதல் வேண்டும்?
25 வருடங்கள்.
அரசாங்கப் பதிவேடுகளை அரசாங்க அலுவலகமொன்றிலிருந்து தேசிய சுவடிக்கூடத்துக்கு அனுப்புதல் தொடர்பான நடைமுறைகளை குறிப்பிடுக.
அ) நிரந்தரமாகப் பேணப்பட்டு வருவதற்காக தேசிய சுவடிக்கூடத்துக்கு அனுப்பப்பட வேண்டிய பதிவேடுகளின் அட்டவணையையும் (Schedule of Register) அத்துடன் பெறுமதி அற்றவையெனக் கருதி அழிக்கப்பட வேண்டிய அன்றாட பதிவேடுகளின் அட்டவணையையும் தயாரித்தல், திணைக்களத் தலைவரினால் தேசிய சுவடிக் கூட பணிப்பாளரை உசாவி மேற்கொள்ளப்படல் வேண்டும்.
ஆ) தயாரிக்கப்பட்ட ஆரம்ப அட்டவணைகள், அவை அட்டவணைப்படுத்தப்படல் பூர்த்தியாக்கப்பட்டு ஒரு மாத காலத்தின் பின்னர் அங்கீகாரத்துக்காக தேசிய சுவடிக் கூடப் பணிப்பாளருக்கு அனுப்பப்படுதல் வேண்டும்.
பெறுமதியற்ற அறிக்கைகள் மற்றும் அழிப்பதற்கு அங்கீகரிக்கப்பட்ட ஆவணங்கள் என்பவற்றை அழிப்பதற்கான செயன் முறையை குறிப்பிடுக.
அ) தவணையடிப்படையில் அழிப்பதற்கான திகதியொன்றை ஒவ்வொரு திணைக்களமும் நிர்ணயிக்க வேண்டும், (Date of Destroy)
ஆ) அவ்வாவணங்களை அழிக்க வேண்டியது, திணைக்களத் தலைவரின் பொறுப்பு மற்றும் கட்டளையின்கீழ் மாத்திரம் ஆகும். (Order of Department Head)
அழிக்கப்பட்ட ஒவ்வோர் ஆவணம் அல்லது அறிக்கை தொடர்பில் பேணப்பட வேண்டிய பதிவேடொன்றில் அடங்கும் விடயங்களை குறிப்பிடுக.
1) ஆவணத்தின் அல்லது கோப்பின் இலக்கமும் திகதியும் (Document Number and Date)
2) விடயம் (Subject)
3) அது தொடர்பான காலக்கெடு (Period)
4) அதில் அடங்கியுள்ள விடயங்கள் வழமையாக மேற்கொள்ளப்படுகின்ற அன்றாட நடத்தைகள் அல்லாவிடின் அது பற்றிய சுருக்கப் பொழிப்பொன்று, (Subject Summary)
5) அழிப்பதற்கான அதிகாரத்தை வழங்கிய கடிதத்தின் தொடர்புக் குறிப்பு (Letter Number and Date)
6) அழிக்கப்பட்ட முறை (உ-ம் சிறு துண்டுகளாக கிழிக்கப்படுதல், எரித்தல் அல்லது தேசிய கடதாசிக் கூட்டுத்தாபனத்துக்கு ஒப்படைத்தல் போன்றன) (Destroyed Method)
7) அழிக்கப்பட்ட திகதி (Destroyed Date)
ஒரு திணைக்களத்திலிருந்து அழிக்கப்படக் கூடாத ஆவணங்களைக் குறிப்பிடுக?
1) 1948ஆம் ஆண்டு இலங்கைப் பாராளுமன்றம் தாபிக்கப்படுவதற்கு முன்னர் இருந்த காலனித்துவத்திற்குப் பொறுப்பான செயலகத்துடன் தொடர்பு வைத்துக் கொண்டிருந்த கடிதங்கள்
2) திணைக்களத்தின் மீளமைப்பு, தாபிப்பும் மற்றும் நிர்வாகமும், உத்தியோகத்தர் நியமனங்கள் மற்றும் திணைக்களம் முடிவுறுத்தப்படல் தொடர்பான ஓர் ஆவணம் அல்லது பதிவேடு.
3) கொள்கை ரீதியான விடயங்கள் தொடர்பான கோவை,
4) கொள்கை ரீதியான விடயங்களை நடைமுறைப்படுத்தல் தொடர்பிலான ஓர் ஆவணம் அல்லது பதிவேடு;
5) விசாரணை ஆணைக்குழுச் சட்டத்தின் அல்லது விசேட சனாதிபதி ஆணைக்குழுவின் கீழ் நியமிக்கப்பட்ட ஏதேனுமோர் ஆணைக்குழு தொடர்பிலான ஓர் அறிக்கை .
6) ஓர் அரசாங்க உத்தியோகத்தரின் செயலாற்றுகை தொடர்பான ஆவணமொன்று அல்லது பதிவேடொன்று: (Appraisal Documents)
7) எவரேனுமோர் அரசாங்க உத்தியோகத்தரினால் முடித்து வைக்கப்பட்ட செயற்பாடுகள் தொடர்பான ஆவணமொன்று அல்லது அறிக்கையொன்று;
8) அரசாங்கத்திற்குரிய அல்லது அரசாங்கத்திற்கு எதிரான உரிமைகள் தொடர்பான சாட்சிகள் அடங்கிய பதிவேடுகள் – ஆதனங்கள் தொடர்பான உரித்துப் பதிவேடுகள்,
9) நன்கறியப்பட்ட பொது அல்லது சர்வதேச நிகழ்வொன்று தொடர்பிலான அறிக்கையொன்று:
10) முக்கியத்துவம் வாய்ந்த விஞ்ஞான தொழில்நுட்ப ஆராய்ச்சி மற்றும் அபிவிருத்தி தொடர்பிலான ஓர் அறிக்கை
11) கருத்திற் கொள்ளப்பட வேண்டிய பிரதேச மற்றும் வலய முக்கியத்துவம் வாய்ந்த விடயங்கள் தொடர்பிலான ஓர் அறிக்கை;
12) காணிகள் தொடர்பானதும் விசேடமாக காணி மற்றும் ஆவணங்களின் பெறுமதி தொடர்பானதுமான ஆவணமொன்று
13) பாதுகாக்கப்பட வேண்டுமென சட்டத்தினால் தேவைப்படுத்தப்பட்ட ஆவணமொன்று
14) தேசிய சுவடிக்கூட பணிப்பாளரினால் தேவைப்படுத்தப்படக்கூடிய வேறு ஏதேனுமோர் அறிக்கை
Posts
