நிருவாக நடைமுறைகளும் செயல்முறைகளும் வினாவிடைகள் 8 Administrative Rules and Procedures

நிருவாக நடைமுறைகளும் செயல்முறைகளும்

திணைக்களத்தின் ஒவ்வோர் உத்தியோகத்தரும் உள்வரும் நேரத்தையும் வெளிச் செல்லும் நேரத்தையும் (Arrival & Departure) அவரவர் கையொப்பத்தோடு எழுதுவதற்காக அலுவலகங்களால் பேணப்படும் பதிவேடு யாது?

வரவுப் பதிவேடு (Attendance Register) 

 

நிருவாகத்தில் வேறு விதத்தில் ஏற்பாடு செய்யப்பட்டுள்ள சந்தர்ப்பங்களில் தவிர, அரசாங்க உத்தியோகத்தர்கள் எல்லா வேலைநாட்களிலும் அலுவலகங்களில் கடமைபுரிய வேண்டிய நேரத்தினை குறிப்பிடுக.

 

முற்பகல் 8.30 மணி தொடக்கம் பிற்பகல் 4.15 மணி வரையாகும். 

 

எல்லா வேலை நாட்களிலும் அரசாங்க நிருவாக அலுவலகங்கள் யாவும் பணக் கொடுக்கல் வாங்கல்களுக்கென  திறந்திருக்க வேண்டிய நேரத்தினை குறிப்பிடுக.

பிற்பகல் 3.00 மணி வரையும் திறந்திருத்தல் வேண்டும்.

 

நிருவாக ரீதியில் வரவுப்பதிவேடு தொடர்ச்சியாக யாரால் சரிபார்க்கப்படுவதற்காக  சமர்ப்பிக்கப்படுதல் வேண்டும்.

பதவிநிலை உத்தியோகத்தரொருவருக்கு (Staff Grade Officer)

 

தாபன விதிக்கோவை அத்தியாயம் XXVIII இன் படி வரவுப்பதிவேடு Attendance Register பேணப்படமுடியாத முறையொன்றினை குறிப்பிடுக? 

உத்தியோகத்தர்களின் பெயர்களை ஒரு குறிப்பிட்ட கிரம முறைப்படி முதலில் குறித்து விட்டு, உரிய உத்தியோகத்தர் தான் உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் நேரங்களைப் பதிவு செய்து தத்தம் பெயருக்கு எதிரே கையொப்பமிடும் முறையில் இப்பதிவேடு பேணப்படக் கூடாது.

 

அரசாங்க நிருவாக அலுவலகமொன்று பொது விடுமுறை நாட்கள் தவிர்ந்த வேறு எந்த நாளிலும் மூடப்படுவதற்கு யாரின் அனுமதி பெறப்பட வேண்டும்?

செயலாளரின் அனுமதி 

அரசாங்கத்தின் எந்தவொரு திணைக்களத்திற்கும் உத்தியோகத்தருக்கும் விடுக்கப்படுகின்ற ஒரு போதுமான அறிவித்தலாக கொள்ளப்படும் நடவடிக்கை யாது?

வர்த்தமானியில் பிரசுரித்தல்

 

திணைக்களத் தலைவர் அலுவலகத்திற்குள் பிரவேசிக்க அனுமதி வழங்க முடியாத பொதுமக்கள் வகுதியினர் யாவர்?

பணியாட்குழு உறுப்பினர்களிடமிருந்து தேர்தல்களின் போது ஆதரவு திரட்டும் அல்லது ஒப்பப்பணம் திரட்டும் அல்லது பணம் சேகரிக்கும் நோக்கத்துக்காக வரும் பொதுமக்களுள் எவரையும் அலுவலகத்திற்குள் பிரவேசிக்க அனுமதி வழங்க முடியாது.

 

அலுவலக ஆவணங்களில் பச்சை வர்ண மை மூலம் அல்லது பச்சைநிற பென்சில் மூலம் யார் எழுதமுடியும்?

கணக்காய்வு உத்தியோகத்தர்கள் (Auditing Officers)

 

ஒவ்வோர் ஆண்டும் சனவரி மாதம் 15 ஆம் திகதிக்கு முன்னர் ஒவ்வோர் உத்தியோத்தரும் ஒரு வெளிப்படுத்துகையை வழங்கும் படிவம் யாது?

பொது 176 ஆம் படிவம்

 

வழமையாகப் பயன்படுத்தப்படுகின்ற படிவங்களில் ஆளொருவரின் நபரின் எந்த தகவலைப் பெற்றுக் கொள்வதற்கு அரசாங்க உத்தியோகத்தரொருவருக்கு அனுமதி கிடையாது?

ஆளொருவரின் அல்லது நபரின் இனம் குறித்த தகவலைப் பெற்றுக் கொள்வதற்கு

 

அலுவலக முறையிலான சுற்றாய்வுகள் கடமை நடவடிக்கைகளுக்காக ஒரு திணைக்களத் தலைவர் தனது தலைமையகத்தை விட்டுச் செல்ல முன்னர், அவசியப்படுமிடத்து அந்தரங்கமாகத் தான் புறப்படவுள்ள திகதியையும் தான் செல்ல எண்ணியுள்ள இடங்களின் விபரங்களையும் யாருக்கு அறிவித்தல் வேண்டும்?

உரிய அமைச்சின் செயலாளருக்கு அறிவித்தல் வேண்டும்.

திணைக்களத் தலைவரொருவரும் பரிசோதனை உத்தியோகத்தரொருவரும் மாவட்டமொன்றுக்குச் செல்வதற்கு உத்தேசிக்கின்றவிடத்து அப்பிரயாணம் அந்தரங்கமாக மேற்கொள்ளப்பட வேண்டிய சந்தர்ப்பங்கள் தவிர்ந்த வேறு சந்தர்ப்பங்களில் அப்பிரயாணம் பற்றி யாருக்கு அறிவித்தல் வேண்டும்?

அரசாங்க அதிபருக்கு / மாவட்ட செயலாளருக்கு அறிவித்தல் வேண்டும்.

 

கடமை ரீதியான கடிதத் தொடர்புகள் அனைத்திலும் கடைப்பிடிக்கப்பட வேண்டிய விதிகளை குறிப்பிடுக?

1) கூடியவரை ஒரு கடிதம் ஒரு விடயத்திற்கு மாத்திரம் மட்டுப்படுத்தப்படல் வேண்டும். 

 

2) ஒவ்வொரு கடிதத்தினதும் இலக்கமும் திகதியும் அக்கடிதத்தின் வலதுபக்க மேல் மூலையில் இடப்படல் வேண்டும்;

 

3) கடிதமொன்றில் திகதி இடப்பட வேண்டியது, உத்தியோகத்தர் ஏதேனுமோர் இடத்தில் இருந்து கொண்டு அதில் கையொப்பமிடும் சந்தர்ப்பத்திலாகும்.

 

4) கடிதத்தின் மூலம் வெளிப்படுத்தப்படும் விடயம் அதன் தலைப்பாக சுருக்கமாகக் காட்டப்படல் வேண்டும்.

 

5) பொது மக்களுடனான கடிதத் தொடர்புகளில் விளிப்பு பின்வரும் விதத்தில் அமைய வேண்டும்.

ஐயா,

இப்படிக்கு, உங்கள் உண்மையுள்ள,

 

6) பாராளுமன்ற உறுப்பினரொருவரால் பதவிவழி ரீதியாகவோ அல்லது தனிப்பட்ட ரீதியிலோ, நேரடியாக உத்தியோகத்தரொருவருக்கு அனுப்பப்படுகின்ற கடிதத்திற்கு அவ்வுத்தியோகத்தரினால் பதில் அனுப்பப்படலாம்;

7) முந்திய கடிதத் தொடர்பு மேற்கொள்ளப்பட்ட விடயமொன்றுடன் சம்பந்தப்பட்ட கடிதமொன்றை அனுப்புகின்ற போது முன்னைய கடிதத் தொடர்பைக் குறிப்பிடல் வேண்டும்;

 

8) பந்திகள் இலக்கமிடப்படல் வேண்டும்;

 

9) பிரதி ஒன்றை அனுப்பி வைத்தல் போதுமானதாயின் பின்னிணைப்பொன்றாக ஆவணத்தின் மூலப்பிரதியை அனுப்பக்கூடாது;

 

10) பின்னிணைப்பொன்று, அது அனுப்பி வைக்கப்படுகின்ற கடிதத்திலிருந்து வேறு பிரிக்கப்படாது இணைக்கப்படல் வேண்டும்;

 

11) ஒன்றுக்கொன்று வேறுபட்ட விடயங்கள் தொடர்பில் பல கடிதங்கள் ஒரே உறையுள் வைத்து அனுப்பப்படுகின்ற போது, அவை யாவற்றையும் ஒன்றாக இணைக்கக் கூடாது; 

 

12) கையொப்பமிடுபவரின் பெயர் கையொப்பத்திற்குக் கீழாகவும் பதவிப் பெயருக்கு மேலாகவும் எழுதப்படல் வேண்டும்.

 

13) கடமை ரீதியான எல்லாக் கடிதத் தொடர்புகளும் உரிய விடயத்தோடு சம்பந்தப்பட்டவையாகவும், தெளிவான கருத்து வெளிப்பாட்டுடனும் அமைதல் வேண்டும்.

 

கடிதம் ஒன்றில் “ஒப்பம்” என குறிப்பிட்டு கையொப்பமிடம் நடைமுறையினை குறிப்பிடுக.

 

முக்கியமான விடயங்கள் தொடர்பாக திணைக்களத் தலைவரொருவர் அனுப்புகின்ற எல்லாக் கடிதங்களிலும் அவரே கையொப்பமிட்டு அனுப்புதல் வேண்டும்.

 

இவ்வாறு செய்ய முடியாமற் போகின்றவிடத்து, திணைக்களத்தின் தலைவரினால் அக்கடிதத்தின் நகல் வரையப்பட்டிருப்பின் அல்லது அதில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள விடயங்களை அறிவிக்குமாறு விஷேடமாக பணிப்புரை வழங்கப்பட்டிருப்பின், அக்கடிதத்தில் கையொப்பமிடப்படவுள்ள இடத்தில் திணைக்களத் தலைவரின் பெயரையும் பெயருக்கெதிரே “ஒப்பம்” என்ற சொல்லையும் இட்டு, அக்கடிதத்தில் கையொப்பமிடுகின்ற உத்தியோகத்தர் அதன் இடப்பக்கத்தில் தனது கையொப்பத்தையும் பதவிப்பெயரையும் இடல் வேண்டும்.

அரசாங்க அதிபரொருவர் / மாவட்ட செயலாளர் ஒருவர் அனுப்புகின்ற கடிதமொன்றிலாயின் அது மேற்கொள்ளப்பட வேண்டிய முறை வருமாறு

 

திணைக்களத்தின் தலைவர் இல்லாத சந்தர்ப்பங்களில் கையொப்பமிட்ட கடிதம் தொடர்பாக பொறுப்புக் கூற வேண்டிய நபர் யார்?

திணைக்களத்தின் தலைவருக்குப் பதிலாக கையொப்பமிட்டவர்.

 

திணைக்களத்தின் தலைவருக்குப் பதிலாக எவ்வாறு கையொப்பமிடல் வேண்டும்?

…………………………………

கையொப்பம்

………………………………………….

அரசாங்க அதிபருக்காக 

முதல் எழுத்துக்களுடன் பெயர் மற்றும் பதவி

 

பதிலாள் (Acting) கையொப்பத்துடன் கடிதமொன்று அனுப்பப்பட வேண்டியிருப்பின்  பின்பற்றப்பட வேண்டிய நடைமுறைகள் யாவை?

தத்தம் கட்டளைகளை / அறிவித்தல்களை பதிலாள் கையொப்பத்துடன் விநியோகிக்க முடியுமானவர்கள் இவர்களே எனக் காட்டுகின்ற பதவிப் பெயர்ப் பட்டியலொன்றை திணைக்களத் தலைவர் தனது உத்தியோகத்தர்களுக்கு விநியோகித்தல் வேண்டும்.

 

பதிலாள் கையொப்பத்தை இட முடிந்தவர்கள் இவ்வுத்தியோகத்தர்கள் மாத்திரமே எனக் காட்டுகின்ற பதவிப் பெயர்களின் பட்டியலொன்றை ஒவ்வோர் அமைச்சினதும் செயலாளர் / திணைக்களத் தலைவர் வெளியிடல் வேண்டும்.

 

வேறோர் அரசாங்கத்துடன் அல்லது இலங்கையிலுள்ள அல்லது வெளிநாட்டிலுள்ள அவ்வரசாங்கத்தின் பிரதிநிதிகளுடன் அல்லது வெளிநாட்டிலுள்ள இலங்கை அரசாங்கத்தின் பிரதிநிதிகளுடன் கடிதத் தொடர்புகள் யாரின் ஊடாக பேணப்பட வேண்டும்? 

வெளிநாட்டமைச்சின் செயலாளரூடாக அல்லது அவரினால் வழங்கப்படுகின்ற வழிகாட்டலுக்கிணங்க