அலுவலக கோவைகள் கையாளல் வினா விடைகள் O/S 02 Office File Maintenance

22) ஒரு அலுவலகத்திற்கு கோவை செய்தல் ஏன் அவசியமாகின்றது?

1) தீர்மானமெடுத்தலுக்கு தேவையான தகவல்களை பெற்றுக் கொள்வதற்காக

2) தகவல்களை மிகவிரைவாக எடுத்துக் கொள்வதற்காக

3) ஆவணங்கள் சிதைந்து போகாமல் பாதுகாப்பதற்காக

4) இரகசியத்தகவல்கள் பாதுகாக்கப்படுவதற்காக

5) கோவையைப் படித்தே முழு விபரத்தையும் அறிந்துகொள்ளலாம்,

6) தகவல்களை வேறு பிரித்து பேணுவதற்காக,

 

23) பிளந்த கோவை முறையில் உள்ள நன்மைகளை குறிப்பிடுக.

 

1) குறிப்புத்தாள்களை (Minute sheet) மட்டும் படிப்பதன் மூலம் கோவையின் வரலாற்றை அறிந்துகொள்ளலாம்.

2) ஒரு கடிதத்தை இன்னுமொருவருக்கு அறிக்கை செய்வதற்காக அனுப்ப வேண்டுமாயின் பிரதியெடுக்காமல் அக்கடிதத்தையே அனுப்பிக் கொள்ளலாம்

3) வெளியே அனுப்பப்படும் கோவையில் ஆவணங்கள் தவறும் பட்சத்தில் குறிப்புத்தாளை கொண்டே விபரத்தை அறிந்து கொள்ளலாம்

4) பதவிநிலை உத்தியோகத்தர் தீர்மானம் எடுப்பதற்கு இலகுவாகின்றது.

5) விடய அலுவலர் குறிப்பெழுதுவதில் பயிற்சி பெற்றுக்கொள்ளல்

 

24) பிளந்த கோவை முறையில் உள்ள தீமைகளை குறிப்பிடுக.

 

1) காகிதாதிகளின் சிக்கனமின்மை

2) விடய அலுவலரின் கடமை அதிகரிக்கும்

3) கோவையின் தடிப்பு வளர்ந்து செல்லுதல்

25) தற்பொழுது அரச அலுவலகங்களில் கோவையிடல் முறைகள் மிக மோசமான நிலைக்கு தள்ளப்பட்டுள்ளமைக்கான காரணங்களை குறிப்பிடுக?

 

1) நிதிப்பற்றாக்குறைகள் காரணமாக காகிதாதிகள் பற்றாக்குறை

2) உத்தியோகத்தர்களுக்கு சிறந்த பயிற்சியின்மை

3) உத்தியோகத்தர்களுக்கு நீண்டகாமாக ஒரு விடயத்தையே வழங்கப்பட்டுள்ளதால் வினைத்திறன் குறைவடைகின்றமை

4) சிறந்த மேற்பார்வை இல்லாமை

5) திணைக்களத்தலைவர்களின் வித்தியாசமான மனப்பான்மை

6) கணக்காய்வு, பரசீலனைகள் (Auditing and checking) என்பன குறைவடைந்துள்ளமை,

7) தகுதிக்கு மேலான கடமைகள் வழங்கப்படல்,

 

26) கடிதக்கோப்பொன்று சிறப்பாக பேணி வருவதற்காக எடுக்க வேண்டிய செயற்படிமுறைகளை விபரிக்குக.

 

1) கோப்பு முறைமைகளிற்கிணங்க கோப்பிடல்

2) கோவைக்கு பொருத்தமான இலக்கமிடல்

3) சுட்டட்டை பாவித்தல்

4) அசைவட்டை பாவித்தல்

5) கோவை ஆவணங்களுக்கு பொருத்தமாக தொடர் இலக்கமிடல்

6) கோவைப்பதிவேடு பேணப்படல்,

7) ஒரு விடயத்துக்கு ஒரு கோவை பாவிக்கப்படல்,

 

27) ஆவணங்களை பாதுகாப்பதும் அழிப்பதும் திணைக்களத்தலைவரின் பொறுப்பாகும். இதுதொடர்பாக திணைக்களத்தலைவர் காலத்துக்குக்காலம் யாருடன் கலந்தாலோசிக்க வேண்டும்.

 

1) தேசிய சுவடிக்கூடக் காப்பாளர்

2) திறைசேரி

3) கணக்காய்வாளர் தலமையதிபதி

4) ஏனைய திணைக்களங்கள் (கிராம அபி. தி, காணி,)

 

28) அலுவலக நடைமுறையினை மேம்படுத்தும் நோக்குடன் ஏடுகள் கோவைகளை பாகுபடுத்தும் ஒழுங்கு முறைகள் முன்னெடுக்கப்பட்டது. இதன்படி ஏடுகளையும் கோவைகளையும் பாகுபடுத்தும் ஒழுங்கு முறைகளை குறிப்பிடுக.

1. அகர வரிசை ஒழுங்கு முறை (Alphabetical Method)

2. இலக்க ஒழுங்கு முறை ( Numerical Method)

3. புவியியல் ஒழுங்கு முறை (Geographical) – மாவட்ட, நகர அடிப்படை

4. திகதி அல்லது காலவரண் முறை ( Chronological)

5. விடய ஒழுங்கு முறை (Subject)

 

29) அலுவலகத்தில் கோப்புக்களை பேணுகையில் விடயக்கோப்பு (Case File) எனும் ஒருவகை விடயக்கோப்பு பயன்படுத்தப்படுகின்றது. இவ்வகை கோப்புக்கள் ஒவ்வொரு கோப்பினதும் இயல்பிற்கேற்ப மூன்று வகுதிகளாக பிரிக்கப்பட்டுள்ளன. அவற்றில் ஒன்று உடனடி விடயக்கோப்பாகும். ஏனைய இரு வகுதிகளும் எவை?

1)தொடர் விடயக்கோப்பு

2)முடிவடைந்த விடயக்கோப்பு

 

30) தேவையற்ற ஆவணங்கள், பதிவேடுகளை அகற்றுவதன் முக்கியத்துவத்தை குறிப்பிடுக.

1) இடவசதியை பெற்றுக்கொள்ளல்

2) புதிய கோவைகளின் பாவனையை இலகுவாக்கல்

3) ஆவணங்களை தேடுவதற்கான நேரம் குறைக்கப்படும்

4) நேரம் சேமிக்கப்படுவதால் செய்யப்படும் வேலை அளவு அதிகரிக்கும்

5) தூய்மை பேணப்படும்.

 

31) அலுவலகங்களில் அதிக அளவான கோவைகள் பேணப்படுதல், வேலைகள் தாதமாதல் என்பவற்றில் செல்வாக்கு செலுத்தும் காரணிகள் எவை?

அ) நாளாந்தம் மக்களின் தேவைகள் அதிகரித்தல்

ஆ) புதிய விடயங்களுக்காக நாளாந்தம் புதிய கோவைகள் ஆரம்பிக்கப்படுதல்

இ) வேலைப்பழு அதிகரிக்க கோவைகளில் வேலைகளும் அதிகரிக்கின்றது

ஈ) வேலைகள் அதிகரிக்க ஆளணி தேவை அதிகரிக்கின்றது

உ) நிதிக்கட்டுப்பாடு உள்ளதனால் மேலதிக நேரவேலை செய்ய முடியாமை

ஊ) ஆளணி அதிகரிப்புக்கு ஏற்ப இடவசதி போதாமை

எ) வினைத்திமையின்மை அதிகரித்தல்

 

32) கோப்புக்களின் எண்ணிக்கையை குறைப்பதற்கு மேற்கொள்ள வேண்டிய நடவடிக்கைகள் யாவை? 

 

1) கோவைகளை கணணியில் பேணுதல்

2) பதிவுகள் கணணியில் மேற்கொள்ளப்படுதல்

3) சகல விடயங்களுக்கும் கோவை ஆரம்பிக்கப்படாமல் நியம மறுமொழி அனுப்பப்படலாம்

4) நடவடிக்கை முடிவடைந்த கோவைகளை உடனுக்குடன் பதிவேட்டறைக்கு அனுப்புதல்

 

33) அலுவலகக் குறிப்பில் அடங்கும் விபரங்கள் எவை?

 

1) கிடைத்த கடிதத்தின் சாரம்

2) சமர்ப்பித்த விடயத்தின் வரலாறு

3) நன்மை, உண்மை நிலை

4) வரைபும், பதில் கடிதமும்.

 

34) கோவையிடும் முறைகள் எவை?

 

1. புத்தக கோவை – ஒருமை கோவை முறை அல்லது ஒருங்கிணைந்த கோவை முறை

2. பிளந்த கோவை முறை – இரட்டை கோப்பு முறை

35) புத்தக கோப்பு முறை எவ்வாறு பேணப்படும்?

 

1. கிடைக்கும் கடிதங்கள் அனுப்பும் கடிதங்கள் சாதனங்கள் என்பன திகதி ஒழுங்கின்படி புத்தகம் போல் கோவை செய்யப்படும்.

2. குறிப்புக்களை கிடைக்கும் கடிதத்தின் முன்பக்கத்திலும், பின்பக்கத்திலும் எழுதலாம்

3. மிகப்பழைய கடிதங்கள் மேலும் புதிய கடிதங்கள் கீழும் கோவை செய்யப்படும்

4. புத்தகம் போல வாசிக்கலாம்

 

36) பிளந்த கோப்பு முறை எவ்வாறு பேணப்படும்?

 

1. குறிப்புத்தாள் வேறாகவும், கிடைக்கும் கடிதங்கள் பதில்கள் வேறாகவும் கோவை செய்யப்படும்.

2. குறிப்புக்கடதாசி கோவையின் இடது பக்கம் கோவை செய்யப்படும்.

3. குறிப்புத்தாள்களுக்கு உரோமன் இலக்கமிடப்படும்.

4. கிடைக்கும் கடிதங்களிலோ, அனுப்பும் கடிதங்களிலோ எந்தக் குறிப்பும் எழுதப்படுவதில்லை.

5. வலது பக்கம் கோவை செய்யப்படும் தாள்கள் இந்து அராபு இலக்கள் இடப்படும்.

6. கோவை செய்யப்படும் ஒரு சாதனத்தின் பல பக்கங்கள் இருப்பின் இந்து அராபு இலக்கத்துடன் அகர வரிசையும் சேர்க்கப்படும்.

 

37) அரச சேவையில் கோவைகள் ஏடுகள் பயன்படுத்தப்படும் நோக்கங்கள் எவை?

 

 

1) ஒரு கருமத்தின் செயற்பாட்டிற்குரிய தொடர்ச்சியை காட்டுவதற்காக,

 

2) அரசாங்கத்தின் கொள்கைகள் இடையறாத ஒருமைப்பாட்டுடன் சகல கருமங்களிலும் கைக்கொள்ளப்படுவதற்காக

 

3) அரசின் நடவடிக்கைகளைப் பகிரங்க ஆய்வு செய்வதற்காக,

 

4) அரசினால் இயக்கப்படும் கொள்கைகளும், சட்டங்களும் பாரபட்சமின்றி எல்லா மக்களுக்கும் ஒரே விதமாக நிருவகிக்கப்படுவதற்காக,

 

5) ஓர் அலுவலகத்தின் முக்கிய நோக்கங்களை தகவல்களைப் பெற்றுக் கொள்வதிலும் இந்தப்பதிவேடுகளை பாவிப்பதற்காக,

 

6) எதிர்காலத்தில் இவ்வேடுகளை பார்வையிடுவதற்காக

 

 

38) ஒரு திணைக்களத்தில் ஏடுகள் முறையாக கோவை செய்யப்படாவிட்டால் அதன் விளைவுகள் எவ்வாறு அமையும்?

 

 

1. அரச கடமைகள் செய்வதில் தாமதம்

 

2. பொது மக்களுக்கு சேவை செய்வதில் தாமதம்

 

3. உத்தியோகத்தரின் நேரம் வீணாக்கப்படல்

 

4. அரச நிதி வீணாக செலவிடப்படல்

 

5. மேலதிக ஆளணிகள் தேவைப்படல், 

 

 

39) கோவைகள் பாகுபாடு செய்யும் முறையை கையாளும் போது கவனிக்க வேண்டிய விடயங்கள் எவை?

 

 

1. முறையின் செம்மை (Accuracy)

2. கோவைகளின் அளவும், திணைக்களத்தின் அளவும்

3. முறையைக் கையாள்வோரின் அறிவு

4. முறை விரிவடையக் கூடியதா என்பது

5. துரிதமாக கோவைகளை கண்டுபிடிக்க கூடிய முறையா என்பது

6. தொடர்பு கொள்ள ஏற்ற முறையா என்பது

 

 

40) ஒரு அலுவலகத்தில் பேணப்படும் கோவைகளின் வகைகள் எவை?

 

 

1. மத்திய கோவை -Central File

2. விடயக் கோவை

3. நடைமுறைக் கோவை – Procedure File

4. உசாத்துணைக் கோவை – Reference File

5. கொள்கைக் கோவை – Policy File

6. பெயர் வழிக் கோவை – Personal File

 

 

விடயக் கோவை

 

ஒவ்வொரு விடயத்திற்கும் தனித்தனியாக  ஆரம்பிக்கப்படும் கோவை

 

 

நடைமுறைக் கோவை

 

ஒரு விடயத்துடன் தொடர்புபட்ட விடயங்களை நிறைவேற்றும் படிமுறைகளை உள்ளடக்கிய கோவை.

 

 

உசாத்துணைக் கோவை

 

ஒரு விடயம் தொடர்பான அறிவுறுத்தல்கள், சுற்றுநிருபங்கள், முன்நடைமுறைகள் போன்ற விடயங்கள் அடங்கிய கோவை

 

 

கொள்கைக் கோவை

 

பல கோவைகளிலிருந்து எடுக்கப்ட்ட கடிதப்பிரதிகள், குறிப்புக்கள், அவற்றைக் கொண்டு எடுக்கப்பட்ட கொள்கைத் தீர்மானங்கள் என்பன மாத்திரம் இடம்பெறும்

 

 

41) ஒரு சிறந்த கோப்பிடும் முறையில் உள்ளடங்கும் விடயங்கள் எவை?

 

 

1. அடக்கம் (Compactness)

 

அலுவலகத்தின் இடத்தின் பெரும்பகுதியை கோவைகள் பேணுவதற்கு பயன்படுத்துவது சிறப்புத்திறனற்றதாகும்.

 

 

2. அணுகக்கூடிய முறை (Accessibility) 

 

அண்மையில் பேணப்படல்

 

 

3. எளிமை (Simplicity)

 

கையாளப்படும் முறைகள் எல்லோராலும் விளங்கக்கூடியதாக, எளிமையாக, சாதாரணமாக அமைய வேண்டும்

 

 

4. சிக்கனம் (Economy)

 

கோவையிடுவதற்கான உபகரணங்கள் சிக்கனமான முறையில் கொள்வனவு செய்யப்படல் வேண்டும்.

 

 

5. நெகிழ்வுத்தன்மை (Elasticity)

 

கோவைகள் ஏடுகள் அதிகரிக்கும் போது அதனை ஏற்றுக் கொள்ளக்ககூடிய நெகிழ்வுத்தன்மை சிறந்தது.

 

 

6. பாகுபாடு செய்தல் (Classification)

 

கோவைகள் இலகுவாக இனம் காணக்கூடிய வகையில் இலக்கமிடப்பட்டு பேணப்பட வேண்டும்.

 

 

7. வைத்திருத்தல் (Retention) 

 

இது ஏடுகளையும், கோவைகளையும் பேணுதலையும் அழித்தலையும் தழுவிய முறையாகும். (Preservortition)