Development Officer III EB Exam Paper with Answer 01

அபிவிருத்தி உத்தியோகத்தர் தரம் III (Development officer Grade III) இற்கான வினைத்திறமைகாண் தடைப்பரீட்சை மாதிரி வினாத்தாள் விடைகளுடன்

Office System Model Question with Answer

அலுவலக நடைமுறைகள் மாதிரி வினாக்கள் விடைகளுடன் 

01. கோவை செய்தல் ஏன் அவசியமாகின்றது?

1) தீர்மானமெடுத்தலுக்கு தேவையான தகவல்களை பெற்றுக் கொள்வதற்காக,

2) தகவல்களை மிகவிரைவாக எடுத்துக் கொள்வதற்காக

3) ஆவணங்கள் சிதைந்துபோகாமல் பாதுகாப்பதற்காக,

4) இரகசியத்தகவல்கள் பாதுகாக்கப்படுவதற்காக,

5) கோவையைப் படித்தே முழு விபரத்தையும் அறிந்துகொள்ளலாம்

02. அலுவலரொருவருக்கு வழங்கப்படும் கடமைப்பட்டியல் ஒன்றில் உள்ளடங்கும் விடயங்களைக் குறிப்பிடுக.

1) திணைக்களம்

2) வகை இலக்கம்

3) கோவை இலக்கம்

4) உத்தியோகத்தர் பெயர்

5) பதவி

6) கடமை விபரம்

7) காலம்

8) செயற்படும் திகதி

9) பதிற்கடமை விபரம்

10) கடமைகளை உத்தரவிடும் பதவிநிலை உத்தியோகத்தர்கள்

11) தயாரித்தவர்

12) அனுமதித்தவர்

13) பிரதிகள்

03. அரசாங்க அலுவலகங்களில் தற்போது பயன்படுத்தப்படும் நவீன தொடர்பாடல் முறைகளின் அனுகூலங்கள் ஐந்தினை குறிப்பிடுக.

1) மிகக்குறைந்த செலவு – தபால் செலவு

2) மிகக்குறைந்த காலம் – இமெயில் உடனடியாக

3) மிக விரைவாக தீர்மானங்கள் எடுக்கப்படலாம்

4) சேவைகள் மக்களுக்கு விரைவாக சென்றடைகின்றது

5) மாற்றுவழிகள் அதிகமாக காணப்படுதல்

04. அலுவலக தளக்கோல அமைப்பினால் ஏற்படும் தீமைகள் இரண்டினை குறிப்பிடுக.

1) அலுவலகத்தின் குறித்த பிரிவுகள் குறிப்பிட்ட இடத்திலேயே நிரந்தரமாக அமைவதால் உத்தியோகத்தர்களுக்கு சில சமயங்களில் மாற்றம் தேவைப்படுகின்றது.

2) சில உத்தியோகத்தர்களுக்கு பிடிக்காத இடங்களில் கிளைகள் அமைவதால் மனக்கசப்பு ஏற்பட்டு வினைத்திறன் பாதிக்கப்படுகின்றது.

05. மனித வளங்களுக்கும் இயந்திர வளங்களுக்கும் இடையேயுள்ள வித்தியாசங்கள் இரண்டினை குறிப்பிடுக.

1) மனித வளங்களுக்கு பயிற்சிதேவை இயந்திர வளங்களுக்கு தேவையில்லை. – சம்பளம் தயாரித்தல்

2) மனித வளங்களுக்கு கூடிய நேரம் தேவைப்படுவதுடன் பிழைகள் ஏற்படலாம். இயந்திரவளங்கள் அப்படியில்லை – பணம் எண்ணும் இயந்திரம்

06. அவசர உதவி மற்றும் பாதுகாப்பு தொடர்பாக அலுவலகங்களில் அமைக்கப்பட்டிருக்கும் அத்தியாவசிய விடயங்கள் இரண்டினை குறிப்பிடுக.

1) முதலுதவிப் பெட்டி 2) தீயணைப்பு கருவி.

07. அரசாங்க நிறுவனமொன்றில் நிறைவேற்றப்பட வேண்டிய பணிகளை தாமதமின்றியும், சரியாகவும் நிறைவேற்றுவதற்கு பயன்படுத்தக்கூடிய அலுவலக நடைமுறைகள் இரண்டினை குறிப்பிடுக.

1) கோவைப்படுத்தல் முறைகள் சிறந்தமுறையில் பேணப்படல்

2) பதிவேடுகள் சிறந்த அட்டணைப்படுத்தல் மூலம் பேணப்படல்

08. தற்பொழுது நாட்டில் மிக வரைவாக செயற்படுத்தப்பட்டுக் கொண்டிருக்கும் தகவல் தொழிநுட்ப முறையினை எமது அலுவலகங்களில் செயற்படுத்துவதற்கு தடையாக அமையும் இரு காரணிகளை குறிப்பிடுக.

1) நிதிப்பற்றாக்குறை

2) அதிகாரப்போட்டி

09. அலுவலகத்திலுள்ள பொருட்களை கொள்வனவு செய்யும்போது கவனத்தில் கொள்ள வேண்டிய விடயங்களை குறிப்பிடுக.

அலுவலகத்தில் பாவிக்கப்படும் பொருட்களை பிரதான இரு வகையாக பிரிக்கலாம்

01. அலுவலகத் தளபாடங்கள்

02. அலுவலக உபகரணங்கள்

மேற்படி பொருட்களைக் கொள்வனவு செய்யும் போது கவனத்தில் கொள்ள வேண்டியவை.

01. தளபாடங்களின் உறுதி, தரம், சுற்றாடல் நட்புத்தன்மை .

02. தளபாடங்களைத் தேவையான இடங்களுக்குக் கொண்டு செல்லக்

கூடிய வசதி.

03. பாதுகாப்பு, மிருதுவான தன்மை , இலகு, அழகு

04. பல்வேறுபட்ட பாவனைக்கும் உதவுதல்.

05. அளவில் சிறியதாக காணப்படல்.

10. சுட்டியிடலின் வகைகள் எவை?

01. புத்தக சுட்டியிடல் (Page indexing)

02. அட்டைச் சுட்டியிடல் (Card indexing)

03. ஊடு காட்டும் அட்டைச் சுட்டியிடல் (Visible card indexing)

04. சூழல் சுட்டியிடல் (Whelp indexing)

05. பாதைச் சுட்டியிடல் (Strip indexing)

06. சில்லுப் பத்திர அட்டைச் சுட்டியிடல் (Edge punch card indexing)

11. புத்தகக் கோவை முறை என்றால் என்ன என்பதனை சுருக்கமாக விளக்குக.

கிடைக்கப் பெறும் அனைத்து ஆவணங்களும் புத்தகமொன்று போல் அட்டையொன்றினுள் இணைக்கப்படுவது புத்தகக்கோவை முறையாகும்.

அனைத்து ஆவ ணங்களும் கால ஏறு வரிசைப்படி கோவைப்படுத்தப்படும்.

கோவையைத் திறந்தவுடன் முதலில் காணப்படுவது இறுதியாகப் பெறப்பட்ட ஆவணமாகும்.

ஆவணத்திலேயே கட்டளைகள், குறிப்பு க்கள் எழுதப்பட்டிருக்கும். இவ்வகையான கோவையொன்றை அலசி ஆராய்ந்து தகவல்களைப் பெற்றுக் கொள்வதற்காக அனைத்துக் கடிதங்க ளையும் பார்த்தல் வேண்டும்.

12. ஊடுகாட்டும் இயல்பு என்பது யாது?

சகல விடயங்களும் வெளிப்படையாக செய்யப்படுதல்

13. சிறந்த அலுவலக முறைமையினால் கிடைக்கும் நன்மைகள் யாவை?

1) அலவலகத்தில் கிடைக்கப்பெறும் கடிதங்கள் ஆவணங்கள் என்பவற்றை இலகுவாக தரம் பிரிக்கலாம்.

2) சேவைகளை நாடுவோருக்கான தீர்வுகள் உடனடியாக பெறப்படுகின்றது.

3) நடவடிக்கை எடுக்கப்பட வேண்டிய ஆவணங்கள் வேறாகவும், நடவடிக்கை முடிவடைந்த ஆவணங்கள் வேறாகவும் பேணப்படுகின்றன.

4) பிரமாணங்கள், சட்டங்கள், கட்டளைகள் போன்ற விடயங்கள் உரிய முறையில் ஒழுங்காக பேணப்படுவதால் இவற்றில் தேவையான விடயங்களை உடனடியாக அறிந்து கொள்ளலாம்.

5) ஒரு ஆவணம் அல்லது கடிதம் தொடர்பாக தொடர் நடவடிக்கை எடுக்கப்படுவதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளலாம்.

6) வழங்கப்பட்ட பதிலை நீண்ட காலத்தின் பின்பும் பார்வையிடலாம்.

7) வேலையின் தாமத்தினை தவிர்த்துக் கொள்ளலாம்.

8) மனித சக்கி வீணடிக்கப்படுவது தவிர்க்கப்படுகிறது.

14. எஸ்.பி. எரோரா என்பவரின் கருத்துப்படி ஆவணங்கள் முகாமை என்றால் என்ன?

1) ஆவணங்களை உருவாக்குதல்,

2) வெளியிடுதல்,

3) நடைமுறைப்படுத்தல் 

4) பாதுகாத்தல்,

5) தேவைப்படாத பட்சத்தில் அழித்தல்.

15. ஆவணங்களை பிரதானமாக ஆறு வகைகளில் உள்ளடக்கலாம் அவை எவை?

1) கணக்கறிக்கைகள் (Accounts Records)

2) தனிப்பட்ட அறிக்கைகள் (Personal Records)

3) தொடர்பு அறிக்கைகள் (Corresponding Records)

4) சட்ட அறிக்கைகள் (Legal Records)

5) முன்னேற்ற அறிக்கைகள் (Progress Records)

6) ஏனைய அறிக்கைகள் (Other Records)

16. ஆவண முகாமைத்துவத்தின் முக்கிய நோக்கங்கள் ஐந்தினை குறிப்பிடுக.

அ) நிறுவனத்தைப் பற்றிய தீர்மானங்கள் மேற்கொள்வதற்கு

ஆ) நிறுவனத்தின் முன்னேற்றத்தை அளவீடு செய்வதற்கு

இ) நிறுவனத்தின் பிழைகளைத் திருத்திக் கொள்வதற்கு

ஈ) சட்டத் தேவைகளை நிவர்த்தி செய்வதற்கு

உ) நிறுவனத்தின் அன்றாடச் செயன் முறைகளுக்கு உதவியாக

17. அழிக்கப்படத் தகாத ஆவணங்கள் ஐந்தினை குறிப்பிடுக.

1) 1948 ஆம் ஆண்டு இலங்கைப் பாராளுமன்றம் தாபிக்கப்படுவதற்கு முன்னர் குடியேற்றக் காரியாலய ஆவணங்கள்.

2) திணைக்களத் தொடக்கத்துக்கான சட்ட ஆவணங்களும் அலுவலக ங்களின் தனிப்பட்ட கோவைகளும்.

3) கொள்கைகள் பற்றிய ஆவணங்கள்.

4) விஷேட ஜனாதிபதி ஆணைக்குழு அறிக்கைகள்.

5) விஷேட சர்வதேச நடப்புகள் உள்நாட்டு நடப்புகள் பற்றிய முக்கிய ஆவணங்கள்.

18. நவீனமுறையில் திறந்த அலுமாரிக் கோவை வைப்பு முறை (Flat filing) என்றால் என்ன?

நவீன கோவைப்படுத்தல் முறைகளை ஆறு வகையாகப் பிரிக்கலாம்.

01. தட்டையான கோவைப்படுத்தல் (Flat filing)

02. கிடையான கோவைப்படுத்தல் (Vertical filing)

03. பகுப்பு முறை கோவைப்படுத்தல் (Lateral filing)

04. காப்பு கோவைப்படுத்தல் (Suspension filing)

05. காட்சிக் கோவைப்படுத்தல் (Visible filing)

06. நுண் கோவைப்படுத்தல் (Micro filing)

19. புத்தக கோப்பு முறை மற்றும் பிளந்த கோப்பு முறை ஆகியவற்றுக்கான வித்தியாசங்களை தருக 

20. அரசாங்க ஆவணங்களை ஆவணப்படுத்தல் மற்றும் பாதுகாத்தல் தொடர்பாக தேசிய சுவடிக்கூட திணைக்களத்துக்கு அனுப்பப்படும் ஆவணங்களின் கால எல்லையை குறிப்பிடுக.

பதிவாளர் நாயக் திணைக்களம் – 100 வருடத்திற்கும் மேற்பட்ட பழமை வாய்ந்த ஆவணங்கள்

ஏனையதிணைக்களங்கள் – 25  வருடத்திற்கும் மேற்பட்ட பழமை வாய்ந்த ஆவணங்கள்

(சுற்.நி- 8/2017)

21. கோவைகள் இலகுவாகத் தேடிக் கொள்ளும் பொருட்டு சுட்டியிடப்படல் (File Indexing) என்பதால் கருதப்படுவதென்ன?

தேவையான கோவையொன்றை அதே நேரத்தில் விரைவாகவும் இலகுவாகவும் பெற்றுக்கொள்ளக் கூடிய வகையில் அடையாளமிடுதல் சுட்டியிடுதல் எனப்படும். சுட்டியிடப்படுவதன் பிரதான நோக்கம் அதிகளவான கோவைகளைக் கையாள்வதாகும்.

22. சிறந்த சுட்டியிடலின் பண்புகள் எவை

1)  எளிதாகவும் சிக்கனமானதாயும் இலகுவில் விரைவாகக் கோவை

களைக் கையாளக் கூடியதாகவுமிருத்தல்,

2) தேவையான போது தேவையான மாற்றங்களைச் செய்யக்கூடியதாக

இருத்தல்.

23. சுட்டியிடல் முறைகள் எவை? 

1) அகர வரிசைப்படி சுட்டியிடல்,

2) எண் வரிசைப்படி சுட்டியிடல்,

3) விடய அடிப்படையில் சுட்டியிடல்,

4) கால அடிப்படையில் சுட்டியிடல்,

5) புவியியல் ரீதியாக சுட்டியிடல்.

24. தபால்கள் தொடர்பான பணிகளுக்கு பொறுப்பான மேற்பார்வை அலுவலரின் பொறுப்பை விளக்குக.

1) கிடைக்கும் கடிதங்களை முறையாக பாரமேற்றல்

2) பெற்றுக்கொள்ளப்பட்ட கடிதங்களை தரம் பிரித்தல் (தந்திகள், பதிவுத்தபால், தனிப்பட்ட, சாதாரண)

3) அலுவலக கடிதங்களை பிரித்து திகதி முத்திரையிட்டு முதலெழுத்தொப்பமிடல்

4) பின்னர் தபால்களை பதிவு செய்யும் அலுவலருக்கு ஒப்படைத்தல்

5) தபால்கள் பதிவு செய்து திணைக்களத்தலைவருக்கு சமர்ப்பிப்பதை மேற்பார்வை செய்தல்

6) திணைக்களத்தலைவரால் தபால்கள் பார்வையிடப்பட்டு மீண்டும் கிடைத்தபின்னர் சம்பந்தப்பட்ட கிளைகளுக்கு வினியோகித்தல்

7) இதே போல் கிளைகளிலிருந்து கிடைக்கப்பெறும் தபால்களை பதிவு செய்து தபால் நிலையத்திற்கு அனுப்பி வைத்தல்.

25. தினசரி தபால்கள் தொடர்பாக கிளைத்தலைவரின் பொறுப்பை விளக்குக.

1) கிடைக்கப்பெறும் கடிதங்களை பதிவு செய்து சம்பந்தப்பட்ட விடய அலுவலர்களுக்கு வினியோகித்தல்

2) உடனடியாக நடவடிக்கை எடுக்கவேண்டிய கடிதங்களுக்கு முன்னுரிமை கொடுத்து நடவடிக்கை எடுத்தல்

3) அனுப்ப வேண்டிய கடிதங்களை தாமதியாது தபால் கடமைகளுக்கு பொறுப்பான மேற்பார்வை அலுவலரிடம் ஒப்படைத்தல்.

26. கிடைத்த கடிதமொன்றுக்கு பதிலாக அனுப்பப்படும் அரசகரும கடிதமொன்றில் இடம்பெற வேண்டிய விடயங்களை குறிப்பிடுக.

1) கிடைத்த கடிதத்தின் இலக்கம், (எனது இலக்கம், உமது இலக்கம்)

2) கிடைத்த கடிதத்தின் திகதி, மற்றும் பதில் அனுப்பும் கடிதத்தின் திகதி,

3) கிடைத்த கடிதத்தினை அனுப்பியவரும், விலாசமும்

4) கிடைத்த கடிதத்தின் விடயத்தலைப்பு

5) கிடைத்த கடிதத்தின் உள்ளடக்கத்திற்கான பதில்

6) பிரதிகள்,

7) இணைப்புக்கள்

Next….